vrijdag 25 januari 2013

# 67 Administreren kun je leren...

Omdat ik maandag niet naar een vergadering ging had ik in plaats van een kwartier, opeens alle tijd om verder te gaan met de administratie.

Startpunt.

Eerst was mijn hoofd dus ingesteld op dat kwartiertje en wilde het (mijn hoofd) een kleine selectie doen van de administratie-bak. Maar ik was nog niet begonnen of mijn leidinggevende belde. Ze belde overigens voor iets anders, maar toen ze hoorde dat ik naar de stad wilde komen voor een overleg, raadde ze me dat af. Teveel sneeuw.
Het plichtsgetrouwe deel van mij bleef twijfelen of ik toch niet moest gaan, want op de doorgaande wegen zou het vast veel beter zijn en het was toch wel belangrijk dat ik hoorde wat er in dat overleg gezegd zou worden. Maar ja, als je leidinggevende zegt dat je beter niet de weg op kunt gaan...Bovendien had ik natuurlijk helemaal geen zin om de deur uit te gaan, welnee zeg.
Terwijl al die innerlijke strijd aan de gang was, gingen de papieren een voor een door mijn handen en had ik die hele bak doorgespit.

Inmiddels had ik wel koude handen gekregen op zolder en kwam mijn vaste figurant eens informeren of ik niet weer naar de warme woonkamer kwam om met hem te kroelen en aan hem mijn handen op kwam warmen.




 Zes stapeltjes met jaargangen van 2006 t/m 2012 had ik. De rest van de week ben ik 's avonds bezig geweest om de post te perforeren en in ordners te doen. Vanmorgen verder met de laatste losse spulletjes.


Lekker strak.

En dan eindelijk is die vermaledijde groene bak leeg!

Maar nee, zucht, er houdt zich nog meer papier schuil tussen de mappen.

Veel is het niet, maar als je denkt dat je er al bent, is dit opeens een enorme stapel.
Overigens kreeg ik wel antwoord op de vraag wat ik nog met een pensioenpolis van Amev moest doen. In dit stapeltje zat de brief dat ik die pensioenaanspraak overgeheveld heb naar de nieuwe werkgever! Daar hoef ik dus niet meer achteraan.



Emilie vroeg me wat er in de jaarordners zit.
Ergens in 2010 kwam Michel met het voorstel om alle post (afrekening energiebedrijf, waterbedrijf, loonstroken, jaarlijkse zorgpolissen, prolongaties verzekering, belastingbrieven) die er in een jaar binnenkomt in een ordner te doen. Voor het lopende jaar hebben we beneden bij de computer een ordner staan waar bijvoorbeeld ook de TAN-lijst in zit. Da's makkelijk bij betalingen.

Voor ons zijn de voordelen: makkelijker een nota terug te vinden. Makkelijk alle post bij elkaar voor de belastingopgave.
En bij het vernietigen van de post heb ik alles van een jaar bij elkaar. Dan hoef ik alleen die map door te lopen op eventuele post die ik toch wil bewaren. De rest kan dan weg.

De hangmappen op onderwerp zijn niet aan tijd gebonden. In de hangmappen 'werk' doe ik bijvoorbeeld  diploma's, certificaten, verslagen van beoordelingsgesprekken, contracten. Dat zijn spullen die ik altijd wil bewaren. Maar niet de loonstroken, want die gaan in de jaarmap en kunnen na verloop van tijd weg.

Wel wil ik een aparte ordner voor originele polissen. Van bijvoorbeeld uitvaartverzekering en levensverzekering en kapitaalverzekering. De zorgpolis wordt elk jaar opnieuw gestuurd, maar deze polissen niet. Het lijkt me handig om die bij elkaar te hebben.

Jemig wat een lap tekst. Administreren kun je leren, maar het blijft tijdrovend. Pff. 
Ik hoop dat jullie niet alleen al moe worden van het lezen over de administratie.



8 opmerkingen :

  1. Anita, wat ben je goed bezig geweest! Ziet er top uit en dat laatste stapeltje. pff daar draai jij je hand toch niet voor om?

    Fijn dat het op orde is.
    En ik steek even hand in eigen boezem, want de beste stuurlui staan aan wal... ik zal mijn administratie dit weekend in de juiste orders gaan doen. De stapeltjes heb ik al gemaakt, nu het perforeren nog...

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Haha, ja dat perforeren is nog weer een taak apart.
      Ik zie het komende week wel voorbijkomen op je blog!

      groetjes Anita

      Verwijderen
  2. Hoi Anita,
    Wat leuk dat ik jou ook tegenkom bij de reacties op mijn blog. Dank je wel voor je lieve reactie.
    Al een tijdje ben ik een stille volger op jouw blog en zo ben ik dus helemaal op de hoogte van al jouw opruimacties. Mede door jouw blog, en nog een paar anderen, ben ik zelf half november ook aan het opruimen geslagen. Een kastje per dag dus... En het lukte goed, inmiddels zijn bijna alle kasten, lades, dozen en hoekjes aan de beurt geweest en heb ik heel veel overtollige spullen naar de kringloop gebracht. Zelfs mijn administratie is op orde. Dat was altijd al wel aardig zo, maar het laatste jaar bleef alles steeds meer op een grote stapel liggen. Maar nu niet meer, er is geen stapel meer en als er iets binnenkomt wat bewaard moet dan ruim ik het gelijk op. Wist niet dat ik het in me had... Dus jij ben mede mijn inspiratie voor deze opruimklus bij mij in huis. Resten nog een paar dozen, waar Ben zich zelf over moet buigen, zijn allemaal zijn spullen en dan nog even de hoek achter het bureau. Dit bureau staat onder een schuin dak, en dan heb je daar zo'n lekker hoek achter waar wel het een en ander kan blijven staan... en staan... nou je kent dat wel.
    Ik heb hier dus niet over geblogd, maar wel in een notitieboekje dagelijks verslag gedaan van mijn werkjes.. heerlijk hoe dit ook weer ruimte in je hoofd geeft.
    Super ben jij ook bezig met jouw/jullie administratie. Let maar op, als je bij bent, dan blijft het netjes...
    Ik wens je een heel fijn weekend,
    Lieve groet,
    Mirjam

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Hallo Mirjam,

      Dank je voor je complimenteuze woorden.
      Ik voel me erg gevleid.
      Zo te lezen ben jij ook al ver gevorderd met opruimen. De ruimte die het geeft, niet alleen in huis, maar voornamelijk in het hoofd is heerlijk. Zo komt er ruimte voor dingen die écht belangrijk zijn.

      En : stille volgers worden door mij even gewaardeerd als sprekende volgers.

      Hartelijke groet,
      Anita

      Verwijderen
  3. Nog steeds niet moe hoor haha. Nee vind het wel handig om te lezen hoe een ander het doet. Ik ben zo snel in de administratie dat is echt mijn ding niet hoor. Maar als je bij andere leest hoe ze het doen heb ik wel weer wat moet verzamelt om het bij mij ook goed te ordenen.

    Thanks vind je blog altijd leuk om te lezen ;-)

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Zooooo, goed gedaan: Een lege bak en het systeem staat. Nu nog bijhouden (dat is bij mij de achilleshiel...).

    Ik moet ook nog weer moed verzamelen om weer mijn crisis-krat te lijf te gaan... Grrr.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ja, dat bijhouden, daar zit natuurlijk de angel. Gedurende dit project zal blijken of mij dat lukt.

      Verwijderen

Wat fijn dat je meeleest. Reacties zijn welkom!